Er komen momenten waarop het, om wat voor reden dan ook, de beste optie is om een vergadering vanuit huis door te laten gaan en te overleggen via het internet. Dit is vaak niet de meest handige optie, maar het is zeker wel te doen.
Het juiste platform
Er zijn verschillende platformen die het mogelijk maken dat je met verschillende mensen tegelijk videobelt. Elk platform heeft zo zijn eigen voor- en nadelen, maar de keuze is in ieder geval reuze. Veel mensen gebruiken tegenwoordig Microsoft Teams. Niet alleen voor het videobellen is deze applicatie erg handig. Je kunt met elkaar chatten, groepen aanmaken, bestanden delen, etc. Wat ook handig is, is als je tijdens het vergaderen een beeldscherm kunt delen. Zo kun jij bijvoorbeeld laten zien aan je collega’s wat je aan het doen bent of kun je, bij wijze van, een presentatie geven.
Bestaat jouw vergadering voornamelijk uit overleggen en niet zo zeer uit het opschrijven van dingen en verschillende dingen laten zien? Dan kun je overwegen om gewoon met elkaar te facetimen. Ook er iemand ziek is en niet op kantoor kan zijn, is het handig om gewoon diegene te videobellen via facetime of WhatsApp en is hij of zij er zo toch bij. Eigenlijk zijn er genoeg oplossingen.
Tips
Vergaderen via een videogesprek kan lastig en wennen zijn. Een paar tips: laat elkaar uitpraten. Soms zitten er een paar seconden vertraging tussen, en onderbreek je elkaar de hele tijd. Wacht dus tot de ander echt goed is uitgepraat en ga dan pas verder. Neem het gesprek op, zodat je het later altijd terug kunt kijken. Houd ook altijd goed bij wat iedereen zegt, want een videogesprek kan soms nogal overweldigend zijn. Misschien vergeet je iets heel belangrijks. Heb je het opgeschreven, weet je zeker dat je het niet vergeet. Zorg ook voor genoeg licht in de ruimte waar je zit, zo maak je het prettiger voor de anderen.
Zakelijk nummer
Soms is het noodzakelijk dat je via een zakelijk nummer belt, bijvoorbeeld gewoon het nummer van kantoor. Zit je thuis, dan is dit niet heel makkelijk te regelen. Of toch wel? Voice over IP maakt het mogelijk dat gemakkelijk te doen is. Ongeacht van waar de telefoon zich bevindt, zolang je een internetverbinding hebt op je GSM kun je mensen bellen en gebeld worden met het vaste nummer. Dat betekent dat je kunt bellen via internet. Bovendien scheelt dit ook nog eens in telefoonkosten. Moet je bellen naar het buitenland? Geen probleem, dit kost gewoon hetzelfde als naar het binnenland. Het kost alleen internet. Met VoIP bellen kun je dus gewoon het zakelijke vaste telefoonnummer gebruiken zonder daar extra moeite voor te hoeven doen!
